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  • 檔案數字化管理,儼然成為一個失密“大坑

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    導讀:檔案數字化:利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等,將傳統介質文件資料和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫。
     
    隨著檔案數字化工作的推進,保密行政管理部門在案件查處工作中發現,機關單位因該項工作而致失泄密的情況屢屢發生。數字化時代的檔案管理,儼然成為一個“大坑”。
     
    北京神州明達
     
    保密要求
     
    1、涉及到涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行,要保證監控設備完善,并派專人全程監管。
     
    2、對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施,禁止接入互聯網。
     
    前車之鑒
     
    按照流程,檔案數字化工作可以分為生成、流轉、存儲、利用等環節,每個環節都有失泄密隱患:
     
    違規外包掃描
     
    2014年4月,承擔某部檔案數字化工作的甲公司員工何某,因擔心以前由乙公司(在甲公司之前接受委托負責該部檔案數字化工作)掃描整理的有關文件掃描件在新程序下讀取會遇到問題,便私自將全部原始數據備份保存在檔案服務器上,準備運行正常后刪除。2014年4月檔案管理軟件升級后,系統中的圖片文件需重新進行統一命名后才能正常使用,何某在幫助修改涉密掃描件文件名時,違規在連接互聯網計算機上操作,且修改完成后忘記及時刪除,導致泄密。
     
    資料流轉不登記
     
    2016年8月,有關部門在工作中發現,1份標注“機密”的文件資料在某微信群中傳播。經查,發布者系某省檔案局服務人員孫某,該局在當年的檔案數字化工作中,因現場工作人員疏忽,對原始紙質檔案資料進行拆封掃描后未加以檢查,導致涉案文件落在數字化現場。孫某清理衛生時發現涉案文件內容與其兒子工作有關,遂將其拍下發在家庭微信群中,造成泄密。
     
    存儲載體丟失
     
    2015年12月,某市檔案局工作人員發現,在某項檔案數字化工作結束后,存儲檔案數據的1個移動硬盤下落不明,隨即向有關部門報告。隨后,該省保密局對備份數據進行密級鑒定,移動硬盤中的檔案資料中包括1份機密級、1份秘密級國家秘密。
     
    違規復制擴散
     
    2002年12月,有關部門發現,2份秘密級檔案資料正在通過互聯網電子郵件傳遞。經查,發件人系某州檔案局職工李某。因好友印某和刀某以寫論文為由索要資料,李某便在檔案局系統中搜羅了7份相關檔案(其中包括2份秘密級國家秘密),將之擅自導出至非涉密電腦,通過互聯網電子郵箱傳遞給印某,印某又轉發給刀某,最終造成泄密。
     
    神州明達
     
    案件尋因
     
    1.外包監管嚴重缺位。有的檔案管理部門沒有對有關公司資質、人員等信息進行審查,當起了“甩手掌柜”,對數字化工作的場所、過程、設備缺乏監管,使國家秘密處于危險境地。
     
    2.工作人員缺乏“兩識”。復制和傳播數字化檔案資料簡單便捷,而且容易清除痕跡,有的檔案部門工作人員錯誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復制、共享使用,便“監守自盜”,最終導致泄密。
     
    3.成果流轉“予取予求”。對原始檔案的出庫、入庫、拆封和復原等環節沒有交接手續,也不逐卷核對,給“有心之人”提供了可乘之機;對已完成數字化的檔案資料缺乏嚴密管理,沒有建立相關臺賬,為違規和泄密行為留下實施空間。
     

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